מדיניות נסיעות במונית לעובדים

למה צריך מדיניות

בלי כללים, נסיעות במונית הופכות לערימת קבלות: מי אישר, מי נסע, האם זו הייתה נסיעת עבודה, ולמה החשבונית על שם העובד. מדיניות של עמוד אחד פותרת את רוב השאלות מראש.

שבעה דברים שכדאי לקבוע

1. מי מזמין. רשימה סגורה של תפקידים, וכולם מזמינים מאותו חשבון.
2. לאילו מטרות. פגישות, נתב״ג, אורחים, משמרות לילה. כל השאר באישור.
3. איך מזמינים. דרך הפורטל העסקי, לא בטלפון פרטי ולא במזומן.
4. תקרות. לנסיעה ולחודש, עם אישור מראש מעליהן.
5. משמרות לילה. למי מגיעה הסעה, באילו שעות, ומי מזמין.
6. אורחים ולקוחות. ההזמנה מהחברה, האורח לא משלם לנהג.
7. תיעוד ובקרה. מי הזמין, מי נסע, מסלול, סכום, ובדיקה חודשית של הדוח.

תבנית להתאמה

מדיניות נסיעות במונית — [שם החברה]

1. מטרה: הסדרת נסיעות במונית לצורכי העבודה, לעובדים, לאורחים וללקוחות.
2. מי רשאי להזמין: [מנהלי מחלקות / מזכירות / משאבי אנוש]. ההזמנה נעשית רק דרך הפורטל העסקי של החברה.
3. מטרות מאושרות: פגישות מחוץ למשרד, נסיעות לנתב״ג וממנו, אורחים ולקוחות, סיום משמרת בשעות שאין תחבורה ציבורית, [אחר].
4. אישור מראש נדרש כאשר: הנסיעה בינעירונית, או מעל [סכום] ₪, או מחוץ לשעות העבודה, או לנוסע שאינו עובד.
5. תקרות: עד [סכום] ₪ לנסיעה ללא אישור; עד [סכום] ₪ לחודש למחלקה.
6. תיעוד: כל הזמנה נרשמת עם שם המזמין, שם הנוסע, מסלול וסכום. הדוח החודשי נבדק על ידי [תפקיד] עד ה-[יום] בכל חודש.
7. מה לא מאושר: נסיעות פרטיות, הסעת בני משפחה (אלא באישור), שימוש בחשבון מחוץ למטרות העבודה.
8. אחריות: המזמין אחראי לנכונות ההזמנה. חריגה תטופל לפי נוהלי החברה.

תאריך: [ ]   מאשר: [ ]

המידע כללי ואינו ייעוץ משפטי. לנושא משמרות לילה ולהסכמים ענפיים פנו ליועץ המשפטי של החברה.

איך חשבון עסקי מקל על זה

כל מזמין מקבל משתמש בפורטל, המחיר מוצג לפני ההזמנה, הנסיעה יורדת מהארנק, חשבונית המס יוצאת על הטעינה, ובכל חודש מגיע דוח של כל הנסיעות עם שם המזמין ושם הנוסע. רוב סעיפי המדיניות נאכפים מעצמם.